Manual de LEXpedientes

01 · Puesta en marcha

Primeros pasos

LEXpedientes puede trabajar como aplicación individual, como servidor del despacho o como cliente de otro servidor. La edición de producción parte sin datos del despacho y permite incorporar información mediante los formularios o el importador.

Primer inicio

1. Instala y abre la aplicación. En Windows utiliza el instalador EXE; en Linux, el paquete DEB; en macOS, el DMG correspondiente a la arquitectura del equipo.
2. Crea el administrador inicial. Usa una contraseña robusta y conserva las credenciales en el gestor de contraseñas del despacho.
3. Completa Ajustes. Introduce los datos del despacho y del titular que factura, logo, rutas documentales, certificado, correo y, si se desea, Ollama.
4. Elige el modo de red. Para un único equipo usa modo normal. Para compartir la base, configura un servidor y accede desde clientes instalados o desde un navegador autorizado.
5. Haz una copia de seguridad. Antes de importar o vincular carpetas históricas, conserva una copia independiente de la base y los documentos.

02 · Orientación

Interfaz y navegación

El menú lateral reúne los módulos disponibles para el usuario. Puede contraerse para ampliar el área de trabajo; el contenido se adapta automáticamente al ancho libre. La barra superior permite modificar tamaño de texto, tema claro/oscuro y distribución de paneles.

03 · Panel de trabajo

Resumen configurable

El Resumen concentra lo más urgente: próximos eventos, accesos rápidos, situación del despacho, expedientes recientes y notas. El botón Personalizar permite mostrar, ocultar y ordenar bloques para adaptar la portada a cada puesto.

• Próximos eventos: muestra vencimientos y citas, con acceso a la agenda o al expediente relacionado.
• Accesos rápidos: crea citas, expedientes, contactos, facturas o gastos sin recorrer el menú.
• Notas rápidas: recordatorios internos independientes de las notas de cada expediente. Puedes ajustar verticalmente su tamaño; la altura queda guardada para tu usuario y se recupera también al entrar desde otro equipo.
• Situación del despacho: indicadores operativos para detectar asuntos sin actividad o cobros pendientes.

En pantallas de escritorio, Mis notas y Accesos rápidos forman una columna lateral compacta: aparecen uno justo debajo del otro sin depender de la altura de los bloques de la izquierda. En ventanas estrechas vuelven al flujo vertical respetando el orden elegido en Personalizar.

04 · Núcleo de la aplicación

Expedientes

La ficha del expediente relaciona datos jurídicos, partes, actuaciones, documentos, correo, facturación, presupuestos y notas. El listado admite búsqueda, filtros, columnas configurables, impresión, paginación y orden por apertura o última modificación.

Crear o editar un expediente

Carpeta documental

Al crear o editar el expediente puedes seleccionar una carpeta existente o pedir que el servidor la cree bajo la ruta raíz configurada. El nombre automático utiliza la referencia y, cuando existe, el NIG. Desde un navegador remoto la orden se ejecuta en el servidor, aunque el móvil o equipo web no tenga acceso directo a su disco.

Pestañas de la ficha

• Datos: información jurídica y administrativa.
• Partes: cliente, contrario, abogado, procurador, perito y demás intervinientes.
• Actuaciones: hitos y situaciones vinculadas al expediente y a la agenda.
• Documentos: carpeta real, buscador, visores, editor y descargas judiciales.
• Correo: mensajes asignados al asunto.
• Facturación: facturas, minutas y recibos relacionados.
• Presupuestos: histórico de presupuestos asignados.
• Notas: notas internas con color y acceso rápido.

04.1 · Archivo digital

Documentos del expediente

La vista reproduce una estructura semejante al explorador: carpetas desplegables, subcarpetas, archivos sueltos y ZIP anidados. Puedes ordenar por fecha o nombre y activar Carpetas primero sin recargar la ficha.

Búsqueda progresiva

Al buscar, aparecen primero las coincidencias por nombre de archivo. En segundo plano se examina el contenido de PDF, DOCX, ODT, RTF, EML y otros formatos compatibles; el indicador informa de archivos analizados y resultados encontrados.

PDF: lectura, anotación e IA local

• Zoom, búsqueda, impresión, anotación y guardado de copia anotada.
• Resumen IA: sintetiza el PDF con el modelo Ollama configurado.
• Chat IA: permite hacer preguntas sobre el documento abierto.
• Guardar: archiva resumen o conversación en TXT dentro de la carpeta del expediente y confirma la operación con un aviso.

DOCX y ODT: editor integrado

Permite crear o editar escritos con estilos, fuentes, tamaños —incluidos 9 y 11 puntos—, color, interlineado, sangrías, alineación, listas, tablas e imágenes. Al pegar desde Word o LibreOffice conserva la maquetación compatible y normaliza por párrafo el espacio anterior y posterior, el interlineado, la sangría y la alineación para que no se acumulen al guardar o reabrir; si un fragmento importado arrastra un formato no deseado, selecciona el texto y pulsa Limpiar formato. El menú del botón derecho incorpora Cortar, Copiar y Pegar junto a las opciones de ayuda de redacción.

• Páginas A4 reales: cada página se muestra completa y los cortes no dependen del ancho de la pantalla. En móvil cambia el zoom, no la composición ni el número de páginas.
• Numeración: el selector permite colocar el número al pie, a izquierda, centro o derecha, fuera del área de texto. La numeración también se conserva al exportar.
• Trabajo con un PDF de apoyo: desde un PDF del expediente pulsa Crear documento para mantener el PDF a la izquierda y el editor a la derecha. El divisor es redimensionable.
• Protección: hay borradores automáticos y aviso antes de cerrar con cambios. Guardar conserva una versión anterior del archivo cuando corresponde.

Exportar a PDF, con o sin firma

Exportar PDF genera una copia sin firma y Exportar PDF firmado añade la firma del certificado P12/PFX configurado. Ambas opciones utilizan el mismo motor de composición que la vista A4 del editor para conservar fuentes, tabulaciones, sangrías, espaciados, alineaciones y saltos de página. Al exportar se recalculan los cortes reales, se normaliza la base tipográfica de los párrafos importados y se descartan los separadores visuales auxiliares, evitando que una línea cambie de página o aparezcan hojas vacías respecto de la vista A4. El resultado se guarda como un documento nuevo, sin sustituir el DOCX/ODT.

Captura de datos y ATENEA IRIS

Capturar datos de PDF analiza documentos procesales con texto u OCR y propone NIG, partes, órgano, jurisdicción y otros campos no cumplimentados. La propuesta se muestra antes de modificar la ficha. Con NIG y certificado disponibles, Descargar desde ATENEA IRIS consulta el expediente judicial, informa del progreso y guarda sus documentos en una subcarpeta con el NIG.

04.2 · Consulta documental

IA con todos los documentos del expediente

En Expedientes → Documentos, el botón IA · Consultar expediente permite preguntar sobre el conjunto de la carpeta documental, no solo sobre el PDF que esté abierto. LEXpedientes prepara un índice textual local y busca los fragmentos más relevantes antes de consultar a Ollama.

1. Abre el chat. La primera vez se prepara el índice. En carpetas grandes puede tardar; el progreso indica documentos, fragmentos y archivos sin texto consultable.
2. Formula una pregunta concreta. Puedes preguntar por hechos, fechas, plazos, cantidades, actuaciones o el resultado de una resolución.
3. Nombra el documento cuando lo conozcas. Peticiones como “busca en Sentencia.pdf” o referencias a demanda, contestación, denuncia, querella, conclusiones o recurso priorizan los archivos cuyo nombre coincide y examinan más fragmentos de ellos.
4. Comprueba las fuentes. Cada respuesta muestra los documentos y páginas utilizados. Las fuentes jurídicas de HAL9000 se abren como PDF dentro de su ventana autenticada de LEXpedientes en Windows, macOS y Linux, sin enviarlas al navegador del sistema. En Linux la ventana muestra primero la preparación del acceso; si el motor web no puede cargarla, presenta un diagnóstico en lugar de quedarse en blanco. Al abrir una fuente documental y cerrarla, se recupera el chat del expediente.
5. Conserva el trabajo. La conversación permanece asociada al expediente aunque cierres el chat. Guardar como TXT crea una copia legible dentro de su carpeta documental.
6. HAL9000 y conexiones largas. Si el canal de escritorio se interrumpe, LEXpedientes sigue consultando la misma solicitud y solo guarda la respuesta cuando HAL confirma que ha terminado. La recuperación conserva también las fuentes internas y las citas jurídicas que HAL ya hubiera generado; el fallo de entrega queda como aviso secundario. Un texto parcial se muestra como Respuesta incompleta junto al diagnóstico y no se ofrece como borrador.
7. Comprobación del acceso premium. Al abrir el chat se vuelve a comprobar la URL con token y el Chromium de la instalación, aunque el mismo expediente ya se hubiera consultado. En modo cliente, el token y Playwright deben estar configurados en el servidor central. Si la comprobación falla, el chat muestra el motivo y permite reintentarlo sin reiniciar la aplicación.

Qué documentos puede consultar

El índice extrae texto de PDF, DOCX, ODT, RTF, TXT, Markdown, CSV, JSON, XML, HTML, LOG y EML, también cuando están dentro de ZIP compatibles y ZIP anidados. Un PDF escaneado sin capa de texto debe pasar antes por OCR; por eso puede aparecer como “sin texto” aunque visualmente contenga páginas.

Actualizar, borrar y liberar espacio

• Actualizar índice: vuelve a examinar la carpeta cuando se han añadido, sustituido o eliminado documentos.
• Borrar índice: libera el espacio reconstruible de ese expediente. No borra documentos ni la conversación; al volver a consultar habrá que prepararlo de nuevo.
• Borrar todos los índices: está en Ajustes → Índices documentales de IA y solo aparece al administrador. Libera los índices de todos los expedientes sin tocar archivos ni conversaciones.
• Borrar conversación: elimina definitivamente el historial del expediente. Si quieres conservarlo, utiliza antes Guardar como TXT.

04.3 · Seguimiento interno

Notas del expediente

La pestaña Notas permite crear apuntes internos sin convertirlos en una actuación o documento formal. Las notas aparecen en listado; al pulsarlas se abren en un cuadro central para lectura o edición.

• Usa + Nueva nota para escribir título y contenido.
• Selecciona un color de panel y, si procede, un color de texto.
• Guarda información interna breve; para escritos o anexos utiliza Documentos.

05 · Personas y organizaciones

Contactos

Centraliza personas físicas, empresas y profesionales relacionados con el despacho. La misma persona puede intervenir en distintos expedientes con roles diferentes.

• Nombre o razón social, NIF/CIF normalizado, direcciones y datos de contacto.
• Clasificación y vinculación como cliente, contrario, representante, abogado, procurador, perito u otro interviniente.
• Búsqueda libre, filtros, impresión, columnas y orden por altas o modificaciones recientes.
• Desde la ficha pueden consultarse expedientes, comunicaciones y documentos económicos relacionados.

06 · Plazos y citas

Agenda

La agenda ofrece Planning, Listado y Calendario. Los botones Próximos 7 días, 14 días y Próximo mes aplican periodos rápidos; en listas futuras los eventos que vencen antes aparecen primero.

Crear una cita

Define título, tipo, inicio y fin, estado, ubicación y descripción. La relación con expediente y cliente es opcional; al seleccionar un expediente se conserva el contexto del asunto.

Google Calendar sin conexión de cuenta

LEXpedientes separa la lectura del calendario y las operaciones de alta, edición o eliminación. La lectura se realiza con la dirección iCal privada; cuando hay que modificar Google Calendar se abre su web y eres tú quien confirma la operación.

1. Obtén la dirección privada. Abre Google Calendar en el navegador, pulsa el engranaje y entra en Configuración. En la columna izquierda selecciona el calendario que quieras usar.
2. Abre “Integrar calendario”. Copia la Dirección secreta en formato iCal. No uses la dirección pública ni el código para insertar.
3. Configúrala en LEXpedientes. Ve a Ajustes → Google Calendar, pega la dirección, elige el intervalo automático y los días anteriores y futuros que quieres consultar. Si procede, limita la lectura al nombre exacto o UUID de un calendario.
4. Guarda y actualiza. Pulsa Guardar y después Actualizar ahora. Las citas importadas aparecerán en la agenda con su referencia de Google.

Crear una cita también en Google

1. En la agenda o en una actuación pulsa Guardar local + abrir Google Calendar.
2. LEXpedientes guarda la cita local y abre un formulario de Google Calendar con título, fecha, hora y descripción ya preparados.
3. Revisa el calendario de destino y pulsa Guardar en Google Calendar.
4. Después de la siguiente actualización iCal, la cita queda consolidada y LEXpedientes puede abrir el evento exacto para editarlo o eliminarlo.

Como la lectura iCal no permite escribir, la eliminación combinada borra primero la cita local y abre el evento en Google Calendar para que confirmes allí su eliminación. Las citas recién creadas no quedan vinculadas hasta que vuelven a entrar por la actualización iCal.

Calendario de Microsoft 365 / Outlook

1. Conecta primero la cuenta Microsoft desde Correo.
2. En Ajustes → Calendario de Outlook, activa la sincronización, carga los calendarios disponibles y elige el calendario y las reglas de periodo y conflicto.
3. Al guardar una cita se sincroniza con Outlook sin abrir otra web; por eso el botón se llama simplemente Guardar.

Solo puede existir una fuente principal: activar Outlook desactiva Google iCal y activar Google iCal desactiva Outlook. Los botones específicos de Google no se muestran mientras Outlook sea la fuente activa.

Acciones

• Detalle: pulsa el título en negrita para abrir una ficha emergente de solo lectura.
• Estado en lote: marca esta página, una selección o todos los resultados filtrados y cambia Pendiente/Completada u otros estados disponibles.
• Sincronizar: actualiza las fuentes de calendario configuradas.
• Microsoft 365 / Outlook: se configura desde la cuenta de correo y Ajustes → Calendario de Outlook. La sincronización es bidireccional y el botón de la cita se muestra simplemente como Guardar, porque la copia local y Outlook se mantienen coordinados.

07 · Comunicaciones

Correo electrónico

El cliente integrado conecta Gmail mediante IMAP/SMTP, Microsoft 365/Outlook empresarial o cualquier servidor compatible. Cada cuenta admite su propia firma. La bandeja inicial es Recibidos, seguida de Enviados, Todos y Sin asignar.

Configurar una cuenta Gmail

Gmail no utiliza la contraseña normal de la cuenta. Debes crear una contraseña de aplicación específica para LEXpedientes.

1. Activa la verificación en dos pasos. Entra en la seguridad de tu cuenta de Google y comprueba que la verificación en dos pasos está habilitada. Sin ella, Google normalmente no ofrece contraseñas de aplicación.
2. Abre el formulario de cuenta. En LEXpedientes ve a Correo → + Cuenta y selecciona Gmail · IMAP/SMTP con contraseña de aplicación. La explicación aparece inmediatamente, antes de pedir ninguna contraseña.
3. Copia la dirección de Google. Pulsa Copiar junto a https://myaccount.google.com/apppasswords, ábrela manualmente en el navegador e inicia sesión con la cuenta que vas a sincronizar.
4. Crea la contraseña. En “Nombre de la aplicación” escribe LEXpedientes y pulsa Crear o Generar. Google mostrará una clave de 16 caracteres; cópiala completa.
5. Completa la cuenta. Introduce nombre descriptivo, dirección Gmail y usuario. LEXpedientes rellena imap.gmail.com:993 con SSL/TLS y smtp.gmail.com:587 con STARTTLS, aunque permite editarlos.
6. Pega la clave. Pon los 16 caracteres en Contraseña IMAP y deja marcada Usar la misma contraseña para IMAP y SMTP. No introduzcas tu contraseña habitual de Google.
7. Guarda y prueba. Pulsa Guardar, vuelve a Editar cuenta y usa Probar IMAP/SMTP. Finalmente pulsa Actualizar en el módulo Correo.

Configurar Microsoft 365 / Outlook

1. En Correo, crea una cuenta y selecciona Microsoft 365 / Outlook. No introduzcas una contraseña IMAP.
2. Guarda la cuenta y pulsa Conectar Microsoft o Reconectar Microsoft.
3. LEXpedientes mostrará un código. Sigue el enlace de Microsoft en tu navegador, introduce ese código e inicia sesión con la cuenta que quieres autorizar.
4. Al terminar, la ficha indicará que el correo está conectado y, cuando los permisos estén disponibles, que correo y calendario de Outlook están autorizados. Los tokens se guardan cifrados en la instalación.

Sincronizar LEXpedientes y Gmail

• Recibidos y enviados: pulsa Actualizar para traer mensajes nuevos. Durante una sincronización larga, los lotes completados aparecen progresivamente sin esperar al final.
• Estado leído: LEXpedientes consulta las banderas IMAP; los mensajes abiertos en Gmail pasan a mostrarse como leídos después de actualizar. En la configuración de cada cuenta Gmail o IMAP, el administrador puede activar “Al abrir un mensaje, marcarlo también como leído en Gmail/servidor IMAP”. Si se activa, la aplicación envía únicamente la marca \Seen en segundo plano. Marcar como no leído mantiene el mensaje visualmente pendiente mientras siga abierto y aplica el cambio al servidor cuando corresponde.
• Histórico inicial: “Primera sincronización” fija el máximo de mensajes históricos por carpeta. Después la actualización es incremental.
• Búsqueda remota: si una coincidencia no está todavía en la base local, la búsqueda puede continuar en el servidor IMAP e incorporar los mensajes encontrados.
• Borrados: la comprobación de Gmail refleja las ausencias del buzón sin borrar los mensajes ya vinculados a expedientes. Para borrar o recuperar un mensaje usa Gmail web.
• Envío sin perder el punto de lectura: Nuevo correo, Responder y Reenviar utilizan SMTP. La firma configurada se añade automáticamente y puede editarse antes del envío. Al terminar, LEXpedientes mantiene la carpeta, página y posición del listado en la que estabas.
• Imprimir y abrir en el proveedor: el lector incorpora Imprimir y, según la cuenta, Abrir en Gmail o Abrir en Outlook. En la aplicación de escritorio se utiliza el navegador predeterminado, no una ventana embebida.

Adjuntos y expedientes

Los PDF y documentos de oficina se abren en los mismos visores internos, con IA local cuando corresponde. Los adjuntos ZIP pueden desplegarse dentro del propio correo sin descargarlos: muestra sus carpetas y archivos, permite recorrer ZIP anidados y abrir individualmente los PDF, DOCX y ODT compatibles. Los documentos de oficina incluidos se muestran en modo de solo lectura; para cualquier otro formato permanece disponible la descarga individual, además de la descarga separada del ZIP completo. Al asignar un correo, LEXpedientes examina el cuerpo y sus adjuntos, normaliza las distintas formas de escribir el NIG, propone cliente y expediente y puede detectar fechas procesales. Si varios expedientes comparten el NIG, muestra únicamente esas coincidencias y exige elegir expresamente el destino. Antes de crear un evento muestra la propuesta; al aceptarla incluye también el cliente del expediente. Los adjuntos se copian a la carpeta documental del asunto.

Servidor y clientes

Las cuentas y mensajes pertenecen a la base del servidor y pueden estar disponibles para los usuarios autorizados. Las contraseñas de aplicación y demás credenciales se guardan cifradas. Limita el módulo Correo por usuario cuando una cuenta no deba compartirse.

08 · Gestión económica

Ingresos

Reúne facturas, minutas y recibos, además del apartado independiente Otros ingresos. Los listados admiten búsqueda, tipo, estado, fechas, cliente/NIF, expediente, orden, paginación e impresión.

Crear un documento económico

1. Selecciona Factura, Minuta o Recibo; el editor adapta el título de sus conceptos.
2. Busca cliente y expediente por palabras. La relación con expediente puede quedar vacía.
3. Añade líneas manuales o abre Honorarios, calcula y devuelve el concepto e importe al documento.
4. Comprueba base, IVA, IRPF, total y texto al pie. En el PDF, la coletilla se coloca al pie real de la página sin el rótulo “Texto al pie”.
5. Guarda, visualiza, descarga o imprime el PDF. El logo y los datos del emisor proceden de Ajustes.

Facturas y VERI*FACTU

• La serie se configura en Ajustes y los números de factura son consecutivos; tras una importación se continúa desde el último número compatible.
• NIF/CIF se normaliza para aceptar espacios, puntos o guiones habituales.
• El QR y el envío utilizan el certificado y el entorno PRE o producción configurado.
• Una factura registrada bloquea sus conceptos fiscales. Las correcciones deben seguir el procedimiento de subsanación o factura rectificativa aplicable.
• El PDF VERI*FACTU refleja base, cuota, retención y total final; el IRPF reduce el líquido que paga el cliente.

Cambios en lote

Marca esta página, una selección o todos los resultados filtrados y cambia el estado a Emitida o Pagada. La acción afecta solo al conjunto indicado y pide confirmación.

09 · Compras y pagos

Gastos

Registra proveedor, descripción, NIF/CIF, fechas, número de documento, base, IVA, IRPF, otros importes, forma de pago, partida y observaciones. El apartado “Otros gastos” permanece dentro del propio gasto, no como módulo económico independiente.

• Partidas para amortizaciones, arrendamientos, consumos, gastos financieros, personal, profesionales y demás categorías configuradas.
• Casillas para criterio de caja y gasto no deducible.
• Modo de cálculo desde total o desde base imponible.
• Cambio en lote de Pagado: sí/no para selección o resultados filtrados.
• Informes con IVA y sin IVA, desglose por partidas y rango libre.

10 · Control y cierre

Informes

El módulo conserva vistas previas trimestrales al entrar y añade informes por rango, filtros potentes y salida imprimible. Los cálculos oficiales separan la base de facturas de minutas y recibos.

Informe trimestral configurable

Cada bloque permite incluir o excluir mediante casillas:

• Base facturas, IVA e IRPF.
• Otros ingresos como partida autónoma.
• Recibos y Minutas, separados de la base oficial de facturas.
• Gastos, con impacto negativo en el resultado.

Otros informes

• Ingresos y gastos por trimestre, año o rango libre, con desglose fiscal y por partida.
• Listas de expedientes y contactos con filtros, orden e impresión.
• Situaciones pendientes de expedientes con búsqueda por cualquier campo relevante: fechas, cliente, contrario, materia, órgano, procedimiento, NIG y estado.

11 · Visión global

Estadísticas del despacho

Resume volumen de contactos, expedientes, actuaciones y documentos, junto con facturación, otros ingresos y gastos. Los importes se presentan con formato monetario español y pueden imprimirse o guardarse como PDF.

12 · Cálculo profesional

Honorarios

El asistente aplica los baremos incorporados y permite seleccionar criterios, bases, incrementos y reducciones. El resultado se desglosa en honorarios, IVA y total.

• Desde Ingresos, Añadir a factura/minuta/recibo devuelve una línea editable al borrador.
• Desde Presupuestos, el botón se adapta a Añadir a presupuesto.
• El cálculo debe revisarse por el profesional y ajustarse al encargo, pacto y normativa aplicables.

13 · Comunicaciones judiciales

LexNET y ATENEA IRIS

LexNET organiza la carpeta de descargas del despacho. Muestra carpetas y ZIP sin borrar los comprimidos originales; admite ZIP dentro de ZIP, ordenación, carpetas primero y búsqueda progresiva por nombre y contenido.

Abrir portal LexNET

El portal se abre con el motor integrado. Cuando hay certificado P12/PFX configurado, Windows, Linux y macOS intentan utilizarlo en el perfil de navegación preparado por LEXpedientes.

Copiar a expediente

1. LEXpedientes analiza los PDF del elemento seleccionado y busca el NIG.
2. Si encuentra un expediente con ese NIG, muestra la coincidencia y permite guardado automático o selección manual. Si el NIG pertenece a varios expedientes, muestra solo esos candidatos y exige elegir uno antes de copiar.
3. También busca señalamientos y plazos procesales expresos. Propone un título y una fecha/hora editables, con todas las casillas desmarcadas.
4. Para los plazos utiliza provisionalmente la fecha del elemento de LexNET y muestra el cálculo y sus advertencias. Verifica siempre la fecha efectiva de recepción o notificación, los festivos y cualquier regla especial.
5. Solo las propuestas que marques se crean como eventos vinculados al expediente y a su cliente.

Los PDF abiertos desde carpetas o ZIP disponen del mismo visor e IA que los documentos del expediente. Al guardar una conversación de IA desde LexNET se solicita una ubicación, porque todavía no existe un expediente de destino confirmado.

14 · Utilidades integradas

Herramientas

Presupuestos en PDF

La primera página contiene el presupuesto principal, datos del despacho, descripción del asunto, precio, impuestos, condiciones y espacio para firma y aceptación. La segunda es un anexo técnico sobrio con clasificación, tiempos, contexto territorial, ajustes y fuentes. El presupuesto puede enviarse a un expediente seleccionando cliente y asunto.

15 · Migración y puesta en marcha

Importar datos y carpetas existentes

Crear expedientes completos desde carpetas

Si acabas de instalar LEXpedientes y tus asuntos ya están organizados en carpetas, no necesitas dar de alta cada expediente a mano. En Ajustes → Carpeta base de expedientes guarda primero la ruta y la numeración que quieres utilizar y pulsa Importar carpetas como expedientes.

1. Configura la numeración. Define serie o prefijo, número de dígitos y primer correlativo. La referencia propuesta sigue siendo editable durante la revisión.
2. Elige la estructura. Indica si cada carpeta directa representa un expediente o si utilizas una organización por año y carpeta.
3. Analiza sin escribir. La primera fase es una simulación. Examina nombres y contenido de PDF, DOCX y ODT y puede usar OCR local para proponer NIG, cliente, contrario, jurisdicción, materia, procedimiento, tribunal y número del procedimiento. Las aplicaciones de escritorio incluyen el lector PDF necesario; no hay que instalar Python ni pip.
4. Escoge el modo. La importación revisada permite confirmar y corregir cada ficha; la automática segura crea el lote y omite relaciones de partes que sean ambiguas.
5. Confirma el lote. Se crean las fichas y se vinculan a las carpetas originales. Los archivos no se copian, mueven, renombran ni borran.

Importación desde Access

El importador analiza bases MDB, ACCDB o ACCDE, presenta las tablas detectadas y ejecuta una migración controlada. En bases grandes el análisis y la importación pueden tardar; el registro indica tabla y filas procesadas.

• En Linux y macOS se utilizan herramientas MDBTools cuando el formato es compatible.
• En Windows puede utilizarse el proveedor Access disponible o MDBTools configurado.
• Se importan clientes, contrarios, expedientes, actuaciones, agenda, facturación, recibos, minutas, gastos, otros ingresos y relaciones reconocidas.
• Los datos no identificados se conservan para trazabilidad cuando el importador lo prevé.

16 · Administración

Ajustes y usuarios

Datos del despacho y facturación

Distingue nombre comercial del titular que factura, sea persona física o empresa. Completa NIF/CIF, domicilio, correo, teléfono, serie, entorno fiscal, logo y texto al pie.

Certificado digital

Sube P12/PFX y contraseña para firma documental, VERI*FACTU y accesos judiciales compatibles. Se guarda cifrado en la instalación. Sustituye el certificado antes de su caducidad y restringe Ajustes a administradores.

Ollama e IA local

Indica endpoint y modelo. En modo cliente puede configurarse un Ollama propio del equipo para el lector PDF, el editor y el chat de documentos, mientras los procesos del servidor usan la configuración central. No hace falta instalar un modelo de embeddings. Las solicitudes nativas envían keep_alive = -1, de modo que Ollama mantiene cargado el modelo hasta que se descargue explícitamente o se reinicie el servicio.

Índices documentales de IA

El panel muestra cuánto espacio ocupan y cuántos documentos y expedientes contienen. Borrar todos los índices compacta el almacenamiento reconstruible; no elimina archivos ni conversaciones guardadas.

Usuarios y permisos

Al crear un usuario no administrador selecciona individualmente los módulos visibles: Resumen, Expedientes, Contactos, Agenda, Correo, Ingresos, Gastos, Informes, Estadísticas, Honorarios, LexNET, Herramientas e Importar. Ajustes permanece reservado a administradores.

Correo y calendario

Cada cuenta configura proveedor, firma y credenciales. Gmail utiliza IMAP/SMTP con contraseña de aplicación; Microsoft 365 conserva su conexión oficial. Para Google Calendar se guarda cifrada una dirección iCal privada de solo lectura y se configuran intervalo y periodo de consulta.

17 · Trabajo compartido

Servidor, clientes y acceso web

Dirección local

En una red compatible con mDNS, abre http://lexpedientes.local:5000. Si el nombre no resuelve, utiliza la IP del servidor, por ejemplo http://192.168.1.27:5000.

¿Cliente instalado o navegador?

El navegador cubre la gestión habitual y es la mejor opción móvil. El cliente instalado aporta integración nativa: diálogos de archivos, abrir carpetas y aplicaciones del sistema, bandeja, certificado/navegador integrado y Ollama local. Si esas funciones no son necesarias, el navegador evita instalar software adicional.

18 · Trabajo diario

Flujos recomendados

19 · Buenas prácticas

Seguridad, privacidad y copias

• Copias 3-2-1: tres copias, dos soportes y una fuera del equipo principal; cifra las copias con datos profesionales.
• Prueba la restauración: una copia no está verificada hasta que se ha restaurado correctamente.
• Permisos mínimos: cada usuario debe ver solo los módulos y carpetas necesarios.
• Certificados y credenciales: protege la cuenta del sistema, renueva certificados, elimina contraseñas de aplicación que ya no uses y restablece cualquier dirección iCal privada que haya podido quedar expuesta.
• Documentos reales: vincula carpetas solo después de disponer de backup. No cambies unidades de red sin actualizar las rutas.
• IA: usa modelos y endpoints autorizados por el despacho. Revisa siempre resúmenes, fechas, NIG y redacciones antes de actuar.
• Actualizaciones: conserva una copia de la base antes de instalar una versión nueva. Instala siempre sobre la versión existente; no desinstales primero.
• Índices de IA: son reconstruibles y pueden borrarse para liberar espacio. El historial del chat es distinto y persiste hasta que se elimina expresamente.

20 · Nuevas versiones

Actualizar LEXpedientes

La aplicación de escritorio comprueba después del inicio de sesión si existe una versión nueva compatible con su rama. Si no hay Internet o el servicio no responde, el aviso se omite y LEXpedientes continúa funcionando con normalidad.

1. Revisa el aviso. El modal indica versión, plataforma y mensaje de la actualización. Puedes elegir Ahora no.
2. Descarga desde la aplicación. LEXpedientes guarda el EXE, DEB o DMG correspondiente y verifica su tamaño y huella SHA-256 antes de darlo por válido.
3. Muestra el instalador. El botón Mostrar archivo abre su ubicación. Por seguridad, LEXpedientes no ejecuta el instalador ni se cierra automáticamente.
4. Cierra e instala encima. No desinstales la versión anterior: tus datos permanecen en su carpeta. En Windows ejecuta como administrador y acepta SmartScreen cuando proceda; en macOS autoriza la aplicación desde Privacidad y seguridad si Gatekeeper la bloquea; en Debian/Ubuntu utiliza sudo apt install ./archivo.deb.

21 · Ayuda

Solución de problemas

Contactar con soporte